La Loi 25, ou Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, transforme le paysage juridique québécois en matière de vie privée. Elle modernise la loi sur la protection des renseignements personnels et renforce également la loi sur l’accès à l’information, en y intégrant des obligations accrues pour les entreprises et des droits étendus pour les citoyens.
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Une modernisation pour la protection des données personnelles
Avec la numérisation croissante des activités commerciales, la protection des données personnelles est devenue une priorité. La Loi 25 impose des normes élevées et oblige les organisations à adopter une politique de confidentialité claire et transparente.
Elle encadre désormais :
- La collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des données personnelles.
- L’obligation de procéder à une évaluation des renseignements sensibles.
- L’exécution d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), un processus essentiel dans plusieurs cas.
Qu’est-ce qu’une EFVP Loi 25 ?
L’EFVP Loi 25 est une exigence clé introduite par la réforme. Elle s’applique lors de la mise en œuvre de tout projet impliquant des renseignements personnels, comme :
- L’intégration d’un nouveau logiciel de gestion.
- Le partage de données avec des fournisseurs à l’étranger.
- L’automatisation de processus utilisant des renseignements personnels.
Cette évaluation permet d’identifier les risques potentiels pour la vie privée et de proposer des mesures d’atténuation. C’est une étape essentielle pour démontrer la conformité à la Loi 25.
Les obligations pour les entreprises
Voici les principales responsabilités imposées aux organisations :
1. Rédiger une politique de confidentialité claire
Chaque entreprise doit publier une politique de confidentialité facilement accessible et rédigée en termes simples. Elle doit indiquer :
- Les types de renseignements collectés.
- Les objectifs de leur utilisation.
- Les droits des utilisateurs.
- Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements.
Besoin d’un modèle ? Cherchez un exemple de politique Loi 25, ou un politique de confidentialité exemple Québec. Pour plus de pertinence, orientez-vous vers des modèles selon votre secteur (commerce en ligne, services professionnels, etc.).
2. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Avant toute utilisation nouvelle ou communication de renseignements personnels, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être réalisée. Elle documente les impacts potentiels sur la vie privée et propose des solutions pour respecter la législation.
3. Consentement éclairé
La Loi 25 exige un consentement explicite, libre et éclairé pour toute collecte de renseignements personnels, en particulier ceux des mineurs ou des données sensibles.
4. Gestion des incidents
En cas d’incident de sécurité impliquant des renseignements personnels, l’entreprise doit :
- Informer la Commission d’accès à l’information.
- Aviser les personnes concernées si le risque de préjudice est sérieux.
- Documenter l’incident dans un registre.
5. Droit à la portabilité et à l’oubli
Toute personne peut :
- Demander la portabilité de ses renseignements personnels.
- Exiger leur suppression (droit à l’oubli) en retirant son consentement.
Sanctions importantes en cas de non-conformité
Les sanctions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels sont significatives :
- Amendes pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.
- Recours civils possibles par les citoyens.
Conclusion : une politique de confidentialité conforme à la Loi 25 est essentielle
Pour respecter la Loi 25, chaque entreprise doit :
- Élaborer une politique de confidentialité conforme, en s’inspirant d’un politique de confidentialité exemple Loi 25.
- Effectuer une évaluation des renseignements avant tout nouveau projet.
- Réaliser des EFVP systématiquement.
- Sensibiliser leurs équipes et mettre en place des procédures internes robustes.
